【仕事の仕方】管理が苦手な人ほどノートの使い方を見直して業務を効率化すべきです。

仕事
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こんにちは、くろべです。

突然ですが、サラリーマンのみなさんは仕事で「ノート」使っていますか?

いわゆるB5サイズの一般的なノートです。

私は現在システムエンジニアとして働いていますが、普段から紙のノートを使って仕事をしています。

システムエンジニアって普段の仕事から会議中のメモまで、何もかもPCで済ませちゃってペンを握ることなんてあるの?ってイメージを持たれる方もいるかもしれませんが、私はバリバリ紙のノートを使っています。

今回は私の経験談からサラリーマンが仕事でノートを使うべき理由をお話ししていきたいと思います。

ノートを使っていなかった頃の仕事の仕方

実は私も少し前まではノートを持ち歩いていませんでした。

ちょっとした頭の整理等で何かに書きたいときは、いらない裏紙に落書きしたり、会議中や打ち合わせ中のメモは配布された資料に直接取っていました。

そんなときによく困ったのが、メモしたはずの紙がすぐに見つからない!って状況です。

あの会議で取ったメモってどこだっけ?」ってことが本当によくありました。

毎日の仕事の中で机上にどんどん資料は溜まっていきますし、元々整理整頓が苦手な私は自分が取ったメモを探すだけでいつも時間をロスしていました。

何だか時間がもったいないですよね。

普段からきちんと整理できていればすぐに探したいメモも見つかるのでしょうが、それでも日々会議資料にメモしていればそれを管理するのもなかなか難しい。

私には続かないだろうなぁって思っていました。

ノートを使い始めたきっかけ

過去の資料を漁る日々を過ごしながら、とある一冊の書籍に出会いました。

学びを結果に変えるアウトプット大全」という書籍です。

内容としては、ざっくり説明すると結果を出したいならインプット(学び)だけでなく、それをアウトプット(放出)しろ!といった内容なのですが、その中で今回私が実践することになったノートの使用方法が書かれていました。

つまりこちらの書籍が、今まで会議資料や裏紙にメモを取っていた私がノートを使うようになったきっかけとなります。

全てのメモは一冊のノートで済ませる

早速この書籍に影響を受けて、ノートを仕事で使い始めました。

結論から言うと、ノートを使うことで仕事が圧倒的に進めやすくなりました。

詳細は是非書籍を読んでいただきたいのですが、ポイントは、「全てのメモを一冊のノートで済ませる」ということに尽きます。

何が言いたいかというと、全ての情報を一冊のノートに詰め込むことで、「このノートを読めば過去に取ったメモの内容は全て把握できる」という状況が作りだせるということです。

書類管理が苦手な私にとっては効果的な方法だったと思います。

とにかくメモは一冊の決まったノートに取るだけですから。

私が今までやってきたように、「あのメモを取った資料どれだっけ?」と紙を探すこともなくなりました。

私のノートの使い方

これから説明するのは、実際に私が実践しているノートの使い方です。

基本的には書籍にも書いてある通り、とにかく仕事の内容、カテゴリに関わらずメモはページ順に書きなぐっていきます

私は整理はできないので、ページ単位で内容を区切ったりというようなことはせずに、とにかく空いているページから埋めていきます。

同じページに全く違う仕事のことが書かれていることも珍しくありません。

後で探すときにわかりにくくない?と思うかもしれませんが、たかだか数十ページのノートなので、紙の会議資料を掘り起こすよりははるかに楽チンです。

全てノートにメモすると書きましたが、私の場合は会議中のメモや、仕事中の頭の整理、自分の考えを書くときにノートを使っています。

つまり、後で見返すかどうかわからないレベルの内容をノートにメモします。

一方で後で何度も見返す必要がある内容や、他人に公開することのある内容は基本的に別のノートやエクセル等のデータに残します。

例えば実施の都度参照が必要な定例業務手順(マニュアル)や、基本的な概念や仕様を整理した資料は、今後何度も見ることがあるかもしれませんし、自分の業務を引き継ぐ際に後輩が読むことになるでしょう。

まとめると、

自分だけが後で確認できれば良い「メモ」(もしかしたら見ないかもしれないもの)

他者も含めて参照され続ける「メモ」(恒久的に残しておくべきもの)

これらは明確に区別しておきます。

ちなみにこちらの書籍、今回紹介したノート術以外にも仕事や勉強に役立つ考え方が色々と書かれており、非常に参考になりました。

普段から漠然と仕事や勉強をしている、という方には是非一読していただきたい内容です。

 

おすすめのノート

ノートが良いのはわかったけど、「実際どれを買えば良いんだ?」って方に向けて私が現在使っているノートを紹介しておきますね。

ノートなんてどれも大差ないんじゃ?と言われればそれまでなのですが、迷われている方はご参考まで。

私が使っているのは、コクヨのソフトリングノートのB5サイズです。

名前の通りリング式のノートなのですが、私がリングノートを選んだ理由は、ノートを二つ折りにして使えるからです。

リングがない普通のノートだとどうしても広げて使うしかないので、机の面積を取ってしまいますが、リング式のノートなら二つ折りでも問題なく使えるので狭い机や机自体がないときにも書きやすいです。

もう一つおすすめしたいポイントが名前にもありますが、リング部分が非常に柔らかいことです。

他のリングノートだと、リングが固めの物が多いので、ノートを二つ折りにしたときにリング側が少し浮いてしまい書き辛いってことがよくありますが、こちらのリングノートはリングが非常に柔らかいため、二つ折りにしたときにもリング側の紙が浮いてしまうことがなく、非常に書きやすいです。

気になった方は是非チェックしてみてください。

雑記
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